poniedziałek, 03.10.2022

Sekretariat: +48 85 742 81 55

poniedziałek, 03.10.2022

Strona główna » Urząd » Referaty

Referaty

W Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże przyjmowanie i załatwianie spraw odbywa się w sposób następujący:

1. Korespondencję przyjmuje kancelaria rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym, zaś przesyłki specjalnego rodzaju tj. faksy, pisma organów naczelnych i centralnych, polecone, ekspresowe, pisma procesowe wpisuje się do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju.

2. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:

o adresowanych imiennie, które są przekazywane adresatom

o wartościowych, które przekazuje się za pokwitowaniem

o z klauzula „zastrzeżone, lub poufne

3. Na wpływającej korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającej datę otrzymania i numer ewidencyjny wychodzący z rejestru wpływów, pod którym zarejestrowano dane korespondencję, korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty. Po wykonaniu tych czynności pracownik sekretariatu przekazuje korespondencję kierownikowi urzędu w celu jej dekretacji. Korespondencję przejrzaną i rozpisaną przekazuje się według dyspozycji Wójta – Kierownikom Referatów za pokwitowaniem.

4. Pracownicy po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdzają czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy tez rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy, w drugim przypadku – przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje się jako nową sprawę. W obu przypadkach pracownik wpisuje znak sprawy w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

5. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie sprawy . Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, a na kopii pisma stwierdza się wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania. Pisma polecone , lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wpisuje się do pocztowej książki nadawczej

Referaty:

Data publikacji: 15 sty, 2021, 10:12

Ostatnia aktualizacja: 15 sty, 2021, 10:13

Skip to content